お知らせ

従業員を初めて雇う社長が絶対に知っておくべき労務管理の基本

「そろそろ人を雇おうか…」と考えていた社長が、実際に採用を決断したあの日から、会社のステージは確実に一段上がります。しかし同時に、経営者が見落としてはいけない「重い責任」がのしかかってくることも事実です。

初めて従業員を雇う際に必要な手続き、雇用後に毎年発生する労務イベント、そして小規模企業にありがちなトラブル事例まで、社会保険労務士の視点からわかりやすくまとめました。これを読めば「知らなかった」によるリスクをゼロに近づけることができます。

 第1章｜人を雇う＝「使用者」になる。法律上の義務とは？

従業員を1人でも雇った瞬間から、会社は労働基準法をはじめとする各種労働法規の「使用者」となります。これは法人・個人事業主を問いません。

使用者が負う主な義務は次のとおりです。

・ 労働条件の明示

・ 法定時間外労働・休日労働に関する36協定の締結・届出

・ 賃金の確実な支払い（毎月・固定日払い）

・ 労働時間の適正な管理

・ 有給休暇の管理

・ 給与計算、年末調整業務

・ 最低賃金の遵守

・ 労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の作成管理

・ 社会保険（健康保険・厚生年金）への加入

・ 労働保険（労災保険・雇用保険）への加入

・ 雇入れ時、定期健康診断等の実施

・ 安全衛生体制の確立

・ 安全配慮義務の履行

・ 算定基礎届、労働保険年度更新の実施

・ 育児、介護休業法対応　他

「うちは小さい会社だから関係ない」は通用しません。従業員が1人でも5人でも、法律の適用対象になります。

第2章｜雇用時に必ず行う手続き一覧（期限・提出先つき）

知らないと後で大変なことになる手続きを、時系列で整理します。

(1）労働保険 成立届（雇用初日〜10日以内）・・・初めて労働者を雇うとき

(2) 雇用保険 被保険者資格取得届（雇用翌日から10日以内）

(3) 社会保険 被保険者資格取得届（雇用日から5日以内）

(4) 労働条件通知書（雇用契約締結時に必ず交付）

＊　詳細につきましては、別記事『【入社手続き完全ガイド】中小企業の社長・担当者向け』（　https://www.ohtaka-sr.jp/info/20250809155533.html　）に詳しく記載してあります。

第3章｜毎年発生する「労務イベント」を見落とすと何が起きる？

一度手続きをすれば終わり、ではありません。採用後も毎年以下の手続きが発生します。

(1) 算定基礎届（毎年7月10日締め切り）

(2) 労働保険 年度更新（毎年6月1日〜7月10日）

(3) 雇用保険料率の変更確認（毎年4月）

(4)  36協定の届出

(5) 定期健康診断の実施等

第4章｜10人未満の企業で多発するトラブル事例

小規模企業でよく起きる労務トラブルを3つ紹介します。いずれも実際の相談事例をもとにしたものです。

【事例①】算定基礎届の金額ミスで年間十数万円の過払い

給与計算を社長自身が行っていたため、本来含めるべき通勤手当を算定対象から除外して申告。 後日、年金事務所の調査等で誤りが発覚し、不足していた保険料を遡って徴収されるなど、事務負担とコストが増大したケース。

【事例②】口頭採用で労働条件通知書なし→未払い残業代請求

「残業代は給与に含む」と口頭で説明していたが書面化していなかったため、退職した従業員から過去2年分の残業代請求が来たケース。結果、数十万円の和解金が発生。

【事例③】労災保険未成立のまま業務中にケガが発生

忙しさから成立届の提出を後回しにしていたところ、従業員が搬送される事故が発生。労災保険が使えず、会社が治療費を全額立替え、さらに行政から追徴保険料と費用徴収が課された。

第5章｜労務トラブルを防ぐ3つの鉄則

これらのトラブルに共通するのは、「知らなかった」「後回しにした」「書面を作らなかった」という3点です。裏を返せば、この3点を押さえれば大半のリスクは回避できます。

【鉄則1】：雇用前に必要書類のチェックリストを用意する

労働条件通知書・就業規則（10人以上は法定）・雇用保険・社会保険の届出書類を事前に揃えておくことが基本です。

【鉄則2】：手続きの期限をカレンダー管理する

成立届・算定基礎届・年度更新など、年間の労務カレンダーを作ると抜け漏れが防げます。顧問社労士がいれば、リマインドも含めて任せられます。

【鉄則3】：口頭の約束を必ず書面化する

残業代・有給の扱い・試用期間の条件など、あいまいになりがちな合意事項はすべて書面に残します。後日の「言った言わない」トラブルを防ぐ最も確実な方法です。

まとめ｜労務管理は「コスト」ではなく「経営のお守り」

従業員を雇うことは、会社の成長にとって欠かせない決断です。しかし、その決断には法律上の義務と責任が伴います。大切なのは、その責任を「怖いもの」として避けるのではなく、「正しく知って、きちんと備える」ことです。

 算定基礎届・労働保険年度更新・雇用保険の手続き…これらを毎年確実にこなしていくことが、会社と従業員を守ることにつながります。そして、社長が本業に集中できる環境を作るために、労務管理の専門家を「お守り」として持っておくことを強くお勧めします。

 　　　　　　　　　　　　　　　　　　【投稿者：社会保険労務士　大髙　秀樹】