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【入社手続き完全ガイド】中小企業の社長・担当者向け

「新しい従業員が決まった。でも何から手をつければいいのかわからない…」

中小企業の担当者様からよくいただく声です。入社手続きは、労働契約・社会保険・雇用保険・税務・マイナンバー管理・健康診断など多岐にわたります。しかも一部の手続きには、入社後わずか5日・10日といった厳しい期限があります。

今回は、会社側が対応すべき入社手続きを、時系列と分野別にわかりやすく解説します。「やり忘れ」や「期限切れ」を防ぐための実践的な内容ですので、ぜひお役立てください。

第1章. 入社前の準備と労働条件の明示

（1）労働条件は必ず書面で明示する

内定が決まったら、まず「労働条件通知書」を交付しましょう。口頭での説明だけでは法律違反になります。後々の労使トラブルを防ぐためにも、必ず書面で残すことが鉄則です。

書面に明記すべき主な事項は以下の通りです。

・ 契約期間（期間の定めの有無）

・ 就業場所・従事すべき業務の内容

・ 始業・終業時刻、残業の有無、休憩・休日

・ 賃金の計算方法・支払い方法・支払い日

・ 退職・解雇に関する事項

＊パートタイム労働者を雇い入れたときは、「昇給の有無」、「退職手当の有無」、「賞与の有無」を文書の交付等により明示しなければなりません。

実務では「労働条件通知書兼雇用契約書」として一体化した書類を作成し、双方が署名・押印するスタイルが一般的です。

（2）2024年4月改正：「変更の範囲」の明示が新たに必要になりました

2024年4月1日より、明示事項が追加されました。対応できていない会社は今すぐ書類を見直してください。

| 対象者　　　　 | 追加された明示事項 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　|

| すべての労働者 | 就業場所・業務の「将来的な変更の範囲」（転勤・配転の可能性） |

| 有期契約労働者 | 更新上限の有無と内容（通算期間・更新回数の上限）　　　　　 |

| 有期契約労働者 | 無期転換申込機会と転換後の労働条件　　　　　　　　　　　　 |

「うちの会社は転勤がない」という会社でも、将来的な可能性として明記する必要があります。テレワークを認めている場合、自宅やサテライトオフィスも就業場所として明示してください。

（3）入社前チェックリスト

| 確認項目　　　　　　　　　　　　 | 実施時期の目安 | ポイント 　　　　　　　　|

| 労働条件通知書兼雇用契約書の交付 | 入社日まで　| 書面での交付が法律上の義務 |

| 入社誓約書・身元保証書の回収　　 | 入社日まで | 身元保証書は極度額を明記　　 |

| 扶養控除等申告書の回収 　　　　　| 最初の給与計算前 | 独身者も必ず提出が必要 |

| 前職の源泉徴収票の回収 | 入社時（途中採用の場合） | 年調で前職分も合算が必要 |

| マイナンバーの収集・本人確認 | 入社日 | 2段階確認（番号確認＋身元確認）が必須 |

| 雇入時健康診断の案内　　　　　　 | 入社日前後　　| 入社後3ヶ月以内が目安　 |

⚠よくあるミス：書類の準備を入社後に依頼する

入社当日に書類を集め始めると、社会保険の「5日以内」という期限に間に合わないことがあります。内定が決まった段階で事前に準備を依頼しておくのが実務のセオリーです。

第2章. 社会保険・雇用保険の資格取得手続き（期限厳守！）

入社後の手続きで最も注意が必要なのが「期限」です。入社日を「資格取得日」として、法定の期限内に行政へ届け出る義務があります。

（1）健康保険・厚生年金保険（期限：5日以内）

入社日から5日以内に、管轄の年金事務所へ「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を提出します。提出時には以下の書類が必要です。入社当日に速やかに回収できるよう、事前に準備を依頼しておきましょう。

・ マイナンバーカード（または通知カード＋身元確認書類）

・ 基礎年金番号通知書

・ 扶養家族がいる場合は続柄確認書類

配偶者など扶養家族がいる場合は、「健康保険被扶養者（異動）届」と「国民年金第3号被保険者関係届」の提出も必要です。この手続きが遅れると、扶養家族が保険証を持てない期間が生じ、従業員の大きな不満につながります。

　現在はマイナ保険証利用が原則ですが、マイナ保険証をお持ちでない方が医療機関等を受診する際には資格確認書が必要となります。お急ぎで病院にかかる予定の方は入社手続きと同時に資格確認書発行手続きを行ってください。

（2）雇用保険（期限：翌月10日以内）

入社月の翌月10日までに、管轄のハローワークへ「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。加入対象は以下の条件をどちらも満たす労働者です。

・ 週の所定労働時間が20時間以上

・ 31日以上の雇用見込がある

手続き後に発行される「雇用保険被保険者資格取得等確認通知書（本人用）」は、必ず従業員本人に交付してください。

⚠ よくあるミス：中途採用者の雇用保険被保険者番号の確認漏れ

中途採用者は、原則として前職の雇用保険被保険者番号を引き継ぎます。従業員が番号不明の場合でも、氏名・生年月日・前職の会社名があれば、ハローワークで照会が可能です。資格取得届の備考欄に前職の情報を記載して届け出てください。

第3章. 税務処理（所得税・住民税）

（1）扶養控除等申告書の回収（最初の給与計算前）

毎月の給与から引く所得税（源泉徴収）の金額は、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」をもとに計算します。この書類がないと、所得税の源泉徴収税額表の『乙欄』が適用され、従業員から「税金を引きすぎた」と苦情が来ることになります。独身で扶養家族がいない場合も、必ず提出が必要です。

（2）前職の源泉徴収票の回収

年の途中で入社した従業員については、年末調整で前職の給与も合算します。前職の「給与所得の源泉徴収票（原本）」を入社時に必ず回収してください。これを怠ると、翌年の確定申告を従業員自身が行うことになり、「会社が何もしてくれなかった」という不満につながります。

（3）住民税の特別徴収切替

住民税の「特別徴収（給与天引き）」への切替も必要です。

| 採用の状況 　　| 住民税の処理方法 　　　　 | 注意点　　　　　　　　　　　　 |

| 前職からの継続 | 前職発行の異動届出書を使用 | 前職から届出書を入手、自社で補記 |

| 個人納付の切替 | 特別徴収切替届出書を提出　| 本人に納付書を持参してもらう　  |

⚠ よくあるミス：住民税の切替を後回しにする

住民税の手続きを忘れると、従業員が個人で納付書を受け取り続けることになります。「会社が手続きしてくれると思っていた」というトラブルになりやすいため、入社後すみやかに対応してください。

第4章. マイナンバーの収集と厳格な安全管理

マイナンバー（特定個人情報）は、通常の個人情報より厳格な管理が義務付けられています。収集時には「番号確認」と「身元確認」の2段階確認が必要です。

| 書類の種類　　　　　　　　　　 | 確認方法　　　　　　　　　　　　　　　|

| マイナンバーカード（写真付き） | 1枚で番号確認・身元確認が完結　　　　 |

| 通知カード・住民票（番号付き） | 別途、運転免許証等の身元確認書類が必要 |

また、マイナンバーを利用できる目的は法律で限定されており、「源泉徴収票作成事務」「社会保険届出事務」など、利用目的を従業員に明示する必要があります。収集したマイナンバーは以下の4点から安全管理措置を講じなければなりません。

・組織的措置：取扱責任者の選任、取扱規程の整備

・人的措置　：担当者への定期教育、秘密保持誓約書の取得

・物理的措置：施錠管理、入退室制限

・技術的措置：アクセス制御、パスワード認証

不要になったマイナンバーは、シュレッダー処理や復元不可能な方法での廃棄が義務です。「まとめて段ボールに保管」は絶対NGです。

 第5章. 雇入時健康診断の実施

（1）全従業員への実施が法的義務

労働安全衛生法に基づき、常時使用する労働者を採用する際は、医師による健康診断の実施が義務付けられています。正社員はもちろん、契約期間が1年以上で週の労働時間が正社員の3/4以上のパート・アルバイトも対象です。

実施すべき法定11項目はすべて必須で、年齢による省略は認められません。

費用は会社負担が原則です。ただし、入社前3ヶ月以内に個人で受診した結果（法定11項目すべてを含むもの）を提出してもらえば、会社での実施を省略できます。

 ⚠ よくあるミス：「定期健診で代用できる」と思っている

一般的な定期健康診断は、35歳未満の一部項目が省略されることがあります。しかし雇入時健康診断はすべての年齢で11項目全項目の実施が義務付けられており、省略は認められません。

 第6章. 誓約書・身元保証書の取得と注意点

（1）入社誓約書

就業規則の遵守・機密情報の保持・競業避止義務などを確約させるための書類です。特に競業避止義務（退職後に同業他社へ転職しない旨）を含める場合は、合理的な範囲（期間・地域・職種）に限定しないと、公序良俗違反として無効になるリスクがあります。

（2）身元保証書：2020年民法改正への対応が必須

身元保証書は、従業員が会社に損害を与えた場合に保証人が連帯責任を負う契約です。2020年4月の民法改正により、個人が保証人となる場合は「極度額（賠償額の上限）」の明記が義務化されました。極度額の記載がない身元保証書は無効です。

⚠ よくあるミス：古いひな型をそのまま使っている

2020年以前に作成したひな型には極度額の記載がないものがほとんどです。「うちの書類は昔から使っているもの」という会社は今すぐ見直しが必要です。また、契約期間は最長5年で自動更新も禁止されているため、期間満了後も継続する場合は新たに契約を締結し直してください。

第7章. まとめ：入社手続きの「3つの原則」

入社手続きは多岐にわたりますが、押さえるべきポイントは次の3点です。

① 期限を守る　② 記録を残す　③ 先手を打つ

入社手続きが滞りなく進む会社は、新入社員に「ここは安心して働ける職場だ」という印象を与えます。反対に、保険証が届かない・給与の税額が間違っているといった些細なミスが、早期離職の引き金になることもあります。適切な入社管理は、企業ブランドを守ることにもつながります。

入社手続きは、正確な知識と迅速な対応が求められる専門的な実務です。「初めて従業員を採用した」「手続きが合っているか不安」「労務リスクを事前に整理したい」という場合は、社会保険労務士への相談をお勧めします。

当事務所では、入社手続きに関するチェックリストの提供から、実際の行政手続きの代行まで、中小企業の人事・労務をトータルでサポートしております。お気軽にお問い合わせください。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　【投稿者：社会保険労務士　大髙　秀樹】

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・【 退職手続き完全ガイド】中小企業の社長・担当者向け

（　https://www.ohtaka-sr.jp/info/20250823125539.html　）